Il arrive que la délégation soit plus complexe que l’on imagine : manque de confiance ? peur de perdre le contrôle ? l'impression de perdre du temps à déléguer ?
Les délégataires, de leurs côtés, peuvent aussi la voir comme un obstacle, soit par manque de confiance en eux, soit en prévision de ce que peuvent penser ses collègues (jalousie, différence), ou parfois car ils voient ce travail comme une charge et une responsabilité supplémentaires sans valeur ajoutée ou intérêt particulier.
Or, une délégation bien menée peut-être, au-delà de son caractère indispensable, un avantage pour les deux parties ; elle favorise un climat de confiance, motive et responsabilise les collaborateurs et permet une performance collective.
Déléguer, c’est quoi ?
Déléguer consiste à confier, à transmettre l'exécution d'une tâche à un collaborateur. C’est « prendre le risque » de miser sur les capacités d’un collaborateur. Attention, la délégation n’est pas synonyme d’abandon ou de sous-traitance, c’est-à-dire laisser la responsabilité de A à Z sans aucun suivi. Voyons ensemble comment l’organiser efficacement.
Déléguer, mais pour quoi faire ?
Logique même d’une entreprise, la délégation c’est un système en cascade puisque le dirigeant ne peut pas tout faire tout seul. Plus la société grandit, plus il doit déléguer. Alors si vous êtes pris du syndrôme « je n’ai pas le temps, je dois tout gérer » il est temps de déléguer.
Déléguer, comment ?
- Choisissez la bonne personne : ciblez des personnes motivées et compétentes (ou qui ont le potentiel et pourront être formées.) Veillez cependant à ne pas déléguer toujours à la même personne (pour ne pas créer de sentiment d’injustice, de jalousie et répartir équitablement les charges de travail).
- Adoptez une attitude correcte. Vous êtes manager, vous devez montrer l’exemple. Apprenez à faire confiance et soyez prêt à en assumer les risques.
- Expliquez clairement par le biais d’une méthode cadrée les enjeux, objectifs, conséquences. Bien souvent la méthode SMART est utilisée : S – Spécifique M – Mesurable A – Acceptable R – Réaliste T – défini dans le Temps
- Fournissez le niveau de soutien et d’accompagnement adéquat. Rendez-vous disponible quelques heures par semaine ou quelques minutes par jour pour répondre aux éventuelles questions et/ou former certains collaborateurs.
- Fixez des deadlines pour voir l’état d’avancement du projet. Il faut effectivement rester informer, demandez alors des reporting réguliers. Entretenir une communication objective avec votre collaborateur vous permettra d’éviter le micro-management.
- Faire un suivi écrit pour vous-même de qui fait quelles tâches. Noter tous les rapports d’avancement, détails, interrogations.
- Evaluez la performance du processus de délégation et n’oubliez pas de remercier que la tâche soit bien ou mal réalisée. Faites un débriefing, comparer les résultats avec les objectifs, évaluez le comportement de votre collaborateur pour savoir comment faire (encore) mieux la prochaine fois.
- Renouvelez la tâche, en prenant en compte les enseignements des expériences passées.
Déléguer n’est pas naturel, c’est un exercice qui, comme beaucoup d’autres, demande du temps. La délégation sollicite réflexion, compréhension des besoins et connaissance des enjeux pour ceux qui travaillent pour vous. Un autre outil peut être utilisé pour bien gérer son temps et savoir quelles tâches déléguer, il s’agit de la matrice d’Einsenhower.
Pour en savoir plus sur la délégation et la matrice, nous vous invitons à vous inscrire à la formation des Fondamentaux du Management que nous proposons.
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